Kurumsal kimliğe kavuşmuş firmalar ve ticari işletmeler ülkemizde ve dünyada alış ve satış öncesi; alış ve satış sonrası hizmet ve standartlarını daha güvenli bir hale getirmek amacıyla sözleşme veya anlaşma imzalamaktadırlar. Bu işlem firma ve müşterinin alım ve satım aşamasından sonra çıkacak anlaşmazlıkları kanuni yönden hem müşteri hem satıcı tarafında korumaya büyük ölçüde yardımcı olmaktadır.
Kurumsal firma ve ticari işletmeler anlaşma ve sözleşme metinlerini sabit veya satış yapacağı ürünlere uygun olarak düzenlemektedirler. Bu düzenlemeler firma yöneticileri, ön muhasebe veya muhasebe yetkilileri tarafından takip edilmektedir. Yetkililer anlaşma ve sözleşme şablonlarını basılı arşivlerde veya bilişim sistemlerinde uygun metin editörlerinde kayıtlı tutabilmektedir. İhtiyaç halinde herhangi bir arşive başvurabilir ve alıcı cariye ait bilgileri tanımlayarak imza, tarih, kaşe vb.. gerekli alanları oluşturarak kullanabilir.
Aymet Yazılım Çözümleri cari bazında anlaşma, sözleşme ve teklif hazırlanması ve hazırlanan bu evrakların ön muhasebe veya muhasebe programının veri tabanında arşivlenmesi hususunda kullanışlı ve entegrasyonlu modülleri müşterilerin kullanımına sunmuştur. Aymet Yazılım Çözümlerinin belirli versiyonlarında tanımlanmış bu modüller kullanıcı dostu yöntemlerle çalışarak ön muhasebe veya muhasebe yetkilisine pratik bir çalışma biçimi sağlar. Aymet Ticari Muhasebe, Aymet Genel Muhasebe ve Aymet .NET ön muhasebe ve muhasebe program paketlerinde tanımlanan Araçlar menüsü ve bu alanda bulunan Dokümanlar, Teklifler, Teklif Şablonu modülleri yukarıda bahsetmiş olduğumuz sözleşme ve teklif konularında firma veya işletmeye kusursuz çözüm sağlamaktadır. Belirtmiş olduğumuz Aymet ön muhasebe ve muhasebe programı versiyonların teklif ve sözleşme modülleri tam entegrasyon mantığı ile çalışmaktadır. Aymet Ticari Muhasebe kullanmakta olan bir ön muhasebe veya muhasebe programı yetkilisi Teklif modülünden açacağı yeni teklif formunda kayıtlı ürün ve cari kartlarını kullanarak veya aynı alanda yeni stok ve cari kartı tanımlayarak girebilmekte, hesabı ve varsa indirim bilgilerini düzenleyebilmektedir. İşlemler sonucunda teklif dökümanını daha önce Aymet Yazılım Çözümleri teknik servis personelleri tarafından firmaya özgü tasarımı içeren antetli kağıda ve yine firmaya özgü metin biçimiyle yazdırabilmekte veya pdf formatına çevirerek e-posta veya arşiv işlemlerinde kullanabilmektedir.
Aymet Ticari Muhasebe ön muhasebe veya muhasebe yetkilisinin entegrasyon işlem ağacının başlangıcı için yapması gereken en önemli işlem teklifin alıcı firma tarafından kabul edilmesiyle başlayacaktır. Yetkili daha önce alıcı firmaya ait teklifi düzenlemek için tekrar açar ve Teklif İşlemleri butonuna veya klavyeden F9 tuşuna basar. Açılan pencerede Sözleşme Oluştur seçeneğini seçerek yönergeleri takip eder. Bu işlem sonrası teklif kabul görmüş ve entegrasyonun ikinci aşaması olan sipariş bölümüne teklif içeriğindeki cari, stok ve fiyat gibi bilgiler otomatik olarak form biçiminde Müşteri Siparişi olarak oluşturulacaktır.
Bir önceki yazımız olan Aymet Yazılım Sektörel Çözümler – Kimya Siparişlerin Takibi başlıklı makalemizde çözümler, kimya siparişlerin takibi ve muhasebe hakkında bilgiler verilmektedir.