Bu soru birçok ticari işletmenin ve muhasebecinin kafasını karıştıran ve sıkça sorulan bir sorudur. Bu soruya cevap verebilmek için her şeyden önce işletmenin iş konusu ve ihtiyaçlarının iyi bilinmesi gerekir. İşletmede muhasebe takibi yapılırken ki öncelik eğer işletmenin ticari işleyişi ise o halde seçilecek muhasebe programı ön muhasebe özellikleri güçlü bir yazılım olmalıdır. Tam tersi öncelik resmi muhasebe işlemleri olacaksa o zaman da tercih edilmesi gereken yazılım resmi muhasebe özellikleri daha güçlü olan bir yazılım olmalıdır. Elbette burada şu akla gelebilir, seçeceğimiz program hem ticari özellikleri güçlü hem de resmi muhasebe özellikleri güçlü olsun denilebilir. Ancak siz de takdir edersiniz ki her araç ve gereç asli amacına uygun olarak tasarlanırken bazı avantajlar yanında bazı dezavantajları da beraberinde getirir. Mesela: Biz bir kara taşıma aracı tasarlayacaksak önce asli amacımızı belirlemeliyiz. Amacımız eğer yük taşımaksa o zaman tasarlayacağımız araç kamyon veya tır şeklinde olmalı, eğer insan taşıyacaksak o zaman da taşımak istediğimiz insan sayısı, konfor, hız v.b. gibi başka kriterlere bakarak otobüs, binek araç, jeep ve benzeri türde tasarlanmalıdır. Bu örnekten de anlaşılacağı üzere hem çok yük taşısın, hem çok yolcu taşısın, hem hızlı gitsin, hem de konforlu olsun dediğimizde bu özelliklerin hepsinin birden en iyi düzeyde üzerinde taşıyan bir araç tasarlamanız pek de mümkün olmaz. İşte bunun gibi, yazılımlar da tasarlanırken öncelikli bir amaca göre tasarlanırlar. Ancak bu öncelikli amacın yanında elbetteki ilave yan amaçlarda olabilir, fakat bu yan amaçlar hiçbir zaman asli amaçla üretilmiş bir başka yazılım kadar size rahatlık, kolay kullanışlılık, ucuzluk, hız, performans ve güvenlik sağlamayacaktır. O halde ilk yapılması gereken işletmenin öncelikli ihtiyacının belirlenmesidir.
Günümüzde ticari işletmelerin, şirketlerin önemli bir bölümü için öncelik ticari faaliyetlerini daha hızlı, kolay, pratik ve güvenli takip edebilmektir. Şirketin resmi işlemlerinin takibi genelde mali müşavirler tarafından gerek şirket içerisinde gerekse şirket dışarısında ayrıca takip edildiğinden, şirketler muhasebe programı seçerken önceliği ön muhasebe veya ticari muhasebe özellikleri dediğimiz özelliklere göre belirlemelidirler. Ön muhasebe veya ticari muhasebe dediğimiz türden bir muhasebe programı almaya karar verdikten sonra, ilk bakılması gereken özellikler şunlar olmalıdır:
1) Kolay kullanışlı olmalı
Programı öğrenmek için uzun eğitimler almanıza gerek olmamalıdır. Program genel windows kullanım mantığına uygun olmalıdır. Programın ekran görünümü karmaşık bir yapıda olmamalıdır. Bazı programlarda aynı ekran üzerinde o kadar çok buton, yazı, kısayol tuşu ve diğer nesneler bulunuyor ki, daha programı ilk gördüğünüzde gözünüz korkuyor. Halbuki ekran görünümlerinin mümkün olduğunca sade ve anlaşılır olması hem programı daha çabuk öğrenmenizi hem de daha verimli kullanmanızı sağlayacaktır. Programın öğrenme süresinin uzun olması personel değişimlerinde de önemli bir sorun olmaktadır.
Ayrıca bazı yazılım firmaları ilk satışta bile eğitim için oldukça yüksek ücretler talep etmektedir.
2) Şirketin temel ihtiyaçlarına cevap verebilmeli (Stok, Cari, İrsaliye, Fatura, Sipariş, Finans, Kasa, Banka v.b.)
Şirketin takip etmesi gereken konulara veap verebilecek temel özelliklere sahip olmalıdır. Şu unutulmamalıdır ki paket programlar genel ihtiyaçlar düşünülerek üretilmiştir ve hiçbir paket program sizin ihtiyaçlarınızı tam olarak sizin istediğiniz şekilde karşılamayabilir. Ancak burada önemli olan size gerekli olan özelliklerin en azından %80 – %90 oranında karşılanabiliyor olmasıdır. Çünkü insan sayısı kadar istek ve ihtiyaç söz konusu olduğundan bu istek ve ihtiyaçların bir paket program veya bir firma tarafından karşılanması mantıksal olarak mümkün değildir. Piyasadaki çok yanlış bir algı da şudur: “Meşhur olan X ürünü iyidir, her firmanın işini görür” Yukarıda da açıkladığım gibi bu anlayış doğru olsaydı piyasada sadece bir veya iki tane otomotiv firması olurdu ve herkes bu otomobilleri alır ve kullanırdı. Halbuki onlarca farklı otomotiv firması ürünlerini üretmekte ve her birisi üretmiş oldukları ürünleri beğenen müşterilerle buluşmaktadır.
3) Hızlı, güvenilir ve ölçeklenebilir altyapıya sahip olmalı
Program hızlı çalışmalı ve hızlı rapor üretebilmelidir. Programda veri kaybı olmamalı ve olası veri kayıpları için gerekli önlemler alınmış olmalıdır. Bunun için gerekli teknoloji ve altyapı sağlanmalıdır.
4) Fiyatı hesaplı olmalı
Burada dikkat edilmesi gereken iki konu var. Birincisi muhasebe programının ilk satın alma maliyeti, ikincisi de yıllık aidat benzeri bir ücretin alınıp alınmadığı, alınıyorsa tutarının ne kadar olduğudur.
5) Program mümkün olduğu kadar hatasız çalışabilmeli
Program satışa sunulmadan önce yeteri kadar test edilmiş ve hatalardan arındırılmış olması gerekir.
6) Yazılım üreticisi şirketin teknik destek ekibi yeterli olmalı, uygun süre içerisinde teknik destek hizmeti verebiliyor olmalı ve verilen hizmet pahalı olmamalı
Burada da dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta vardır. Bazı işletmeler şöyle bir yanılgı içerisine girmekteler; “Piyasada İsim yapmış, büyük bir firmanın muhasebe programını alırsam başta büyük paralar versem de en azından ihtiyacım olduğunda hızlı ve güvenilir teknik destek alabilirim.” Maalesef yaşanılan tecrübeler bu düşüncenin gerçek hayatta çok da doğru olmadığını göstermektedir. Öncelikle isim yapmış büyük firmalarda istenilen ilgili kişisine ulaşabilmeniz bazen çok uzun zaman alabilmekte, telefonlar sürekli birinden diğerine aktarılmakta, telesekreterler sizi sürekli bekletmekte ve size asıl yardımcı olacak kişiyi bulmanız bazen saatler alabilmektedir. Bunun en güzel örneğini bankaların teknik destek hatlarında yaşamıyor muyuz? İkinci olarak bu isim yapmış büyük firmalar size müşteri gibi değil de, onların vereceği hizmetlere mahkum olan ve ancak onlar istediği zaman hizmet alabileceğiniz mahkumlar şeklinde davranabilmektedirler. Elbette burada kimseyi yargılamıyorum, mutlaka hem isim yapmış ve finansal anlamda büyük bir firma haline gelmiş ama aynı zamanda da hizmet kalitesinden ödün vermeyen firmalar mevcuttur. Ancak bunları diğerlerinden iyi ayırt edebilmek gerekmektedir. Çünkü maalesef birçok firma büyüme aşamasındayken müşterilerine gösterdiği hassasiyeti daha sonra göstermemektedir. Gerçi işin başından itibaren bu hassasiyeti hiç göstermeyen firmalar da mevcuttur.
Teknik destek konusunda bir diğer konu da verilen hizmetin fiyatının makul düzeylerde olmasıdır. Bazı firmalar bu işi öyle abartmakta ki, vereceği birkaç saatlik teknik destek hizmeti için yüzlerce dolar (Türk Lirasına ne oldu ise!) ücret talep edebilmektedir.
Elbetteki muhasebe programı seçerken incelenmesi gereken kriterler sadece bunlar değildir, ancak yukarıdaki kriterler öncelikli olarak bakılması gereken en önemli kriterlerdir. Bunlar dışında başka özelliklere de bakılabilir.
Yukarıdaki tüm bu kriterler dikkate alındığında en uygun muhasebe programlarının başında Aymet Yazılım’ın üretmiş olduğu muhasebe programları gelmektedir. ( www.aymet.com.tr ) Aymet muhasebe programlarının kullanımı çok basit olup birkaç saat içerisinde öğrenilebilmektedir. Ayrıca programın ilk eğitimleri tamamen ücretsizdir. Aymet muhasebe programlarında birçok sektörde ihtiyaç duyulacak Stok, Cari, İrsaliye, Fatura, Sipariş, Kasa, Banka, Çek/Senet, Finans, Teklif, Sözleşme, Barkod İşlemleri, Elektronik Terazi desteği, El Terminali desteği ve daha birçok modül bulunmaktadır. Aymet Yazılım’ın muhasebe programları kendi rakiplerine oranla çok hızlı çalışmakta, yüzlerce sayfalık raporları saniyeler içerisinde hazılayabilmektedir. Aynı zamanda çeşitli veritabanı seçenekleri ile hem güvenli hem de ölçeklenebilir bir altyapı sunmaktadır. Aymet Yazılım ürünleri kendi kategorisindeki diğer ürünlere oranla hem ilk alım maliyetinde, hem sonra oluşabilecek ek kullanıcı, teknik destek gibi maliyetlerde rakiplerine göre çok daha hesaplıdır. Aymet ürünleri satışa sunulmadan önce çok uzun ve zahmetli bir test sürecinden geçirildiğinden, ürünlerde neredeyse hiç hataya rastlanmaz. Bundan dolayıdır ki müşterilerinin teknik destek ihtiyacı çok azdır. Bu ihtiyaçların da önemli bir bölümü kullanıcıların raporlarda kendine özel değişiklikler istemesi veya bilgisayar değişikliği gibi özel isteklerinden kaynaklanmaktadır. Özellikle mesai saatleri içerisinde yeterli sayıda teknik destek personeli, telefonun öbür ucunda telesekreter ve benzeri bekletmeleri size yaşatmadan doğrudan erişebileceğiniz şekilde konumlandırılmıştır. Teknik destek ekibi, gerek telefonla, gerekse internet üzerinden, durumun gerekliliğine göre de bazen yerinizde size en hızlı hizmeti vermek için hazır beklemektedir. İlk satın alma sonrası oluşabilecek teknik destek ihtiyaçları ilk iki ay tamamen ücretsiz olarak verilemktedir. Daha sonraki dönemlerde oluşabilecek özel isteklerinizden kaynaklı teknik destek ücretleri ise rakiplerinin üçte biri fiyatına Türk Lirası üzerinden verilmektedir.
En kaiteli hizmeti, en uygun fiyata alabilmek sizin elinizde, karar sizin!
Bir önceki yazımız olan Bilgisayar sektöründe Genel Muhasebe Programı Kullanımı başlıklı makalemizi de okumanızı öneririz.